Los archivos son necesarios para garantizar el desarrollo democrático de los países, pues a través de ellos se sientan las bases para el adecuado uso de los recursos, la satisfacción de necesidades sociales, la materialización de la ciudadanía y el ejercicio de derechos.
En los archivos se da cuenta de decisiones y actuaciones, además de que brinda tanto certidumbre como transparencia en el quehacer de las instituciones públicas. Asimismo, el adecuado ordenamiento documental dota de efectividad al ejercicio del derecho de acceso a la información, dado que es una base indispensable para poder buscar, localizar y otorgar el insumo informativo solicitado por la ciudadanía. Los archivos empoderan a las personas para vigilar, acompañar y evaluar la acción y la calidad del desempeño gubernamental, por lo que es posible considerarlos una piedra angular para la rendición de cuentas.
Otra de las dimensiones significativas de los archivos tiene que ver con su función de resguardar la memoria histórica de las naciones y, por ende, contribuir a la construcción de una identidad común. Contar con acervos documentales adecuadamente cobijados por disposiciones legales abre la posibilidad a que los pueblos entiendan de dónde provienen al tiempo que son útiles para poder trazar hacia dónde quieren ir.
Día Internacional de los Archivos
El Consejo Internacional de Archivos (ICA), creado en 1948, es una organización internacional, neutral, no gubernamental, que trabaja con organizaciones como la UNESCO y la Unión Europea, con el objeto de promover el rol central que ocupa la gestión documental y la archivística en la protección de los derechos de los individuos y los estados, así como respaldar a los procesos democráticos y el buen gobierno.
En noviembre de 2007, el ICA oficializó, en conmemoración del día de su creación, el 9 de junio como la fecha para celebrar el “Día Internacional de los Archivos”, con la finalidad de reconocer el valor de los acervos documentales al servicio de la investigación, la cultura, la memoria y la transparencia.
Esta conmemoración tiene una afortunada coincidencia en nuestro país, con la entrada en vigor de la Ley General de Archivos el próximo 15 de junio. Dicho instrumento normativo surgió después de un amplio lapso de proceso legislativo en el que se debatieron aspectos relevantes, como la responsabilidad en la elaboración de las políticas en materia archivística y la naturaleza jurídica que tendría el Archivo General de la Nación.
Ley de archivos
La legislación cuenta entre otros aspectos relevantes, con el mandato de que se constituya el Sistema Nacional de Archivos, concebido como un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos, el cual tiene como instancia de máxima decisión a un Consejo Nacional, conformado por el director del Archivo General de la Nación, quien lo presidirá; y por los titulares de la Secretaría de Gobernación; de la Secretaría de la Función Pública; de la Auditoría Superior de la Federación; del Banco de México; además de un comisionado del Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública; un integrante de la junta de gobierno del Instituto Nacional de Estadística y Geografía; un representante de la Cámara de Diputados, otro de Senadores y uno más del Poder Judicial de la Federación; así como el Presidente de cada uno de los consejos locales; un representante de los archivos privados, y un representante del Consejo Técnico y Científico Archivístico.
Para que el entramado institucional referido tenga la efectividad deseada en el ámbito de la gestión documental se requiere que las disposiciones reglamentarias que se desarrollen conserven el enfoque sistémico, colaborativo e interinstitucional que inspiró la Ley, además de que los integrantes del sistema aporten elementos útiles para crear una sinergia efectiva en la hechura de las políticas públicas en el tema.
Digitalización
Los datos que se encuentran en los acervos documentales son de interés y valiosos para todos los integrantes de la sociedad, pues además de constituir fuentes de aprendizaje y de memoria, muestran nuestra cultura y el devenir como nación. Así, su conservación y resguardo deben entenderse incluso, como una prerrogativa y una obligación de la colectividad. Ampliar el conocimiento sobre los archivos y la riqueza de sus contenidos, requiere aprovechar las nuevas tecnologías para su digitalización y difusión en soportes electrónicos y a través de Internet.
Toca al Estado Mexicano dotar a los archivos estatales y municipales, de los recursos humanos, materiales y financieros que les permitan cumplir con sus atribuciones. De igual manera, desde la institucionalidad, se debe corresponder con acciones inmediatas y adecuadas a la importancia de la capacitación y profesionalización en la materia, además, junto con la sociedad se requiere valorar y reconocer la labor de los archivistas, fundamental para el país.