En el confinamiento obligado en que nos encontramos, quienes tenemos el privilegio de poder hacerlo, el teletrabajo se ha vuelto un tema recurrente y que gana interés.
Una vez que se dieron las primeras iniciativas de trabajar o estudiar desde casa -adelantándose a las políticas del gobierno federal de nuestro país-, inmediatamente comenzaron a surgir recomendaciones para el teletrabajo, muchas de ellas provenientes de personas que nunca lo habían hecho o que se estrenaban apenas en esta experiencia.
La dificultad de desaprender y adaptarse a nuevas circunstancias provocó que, para muchos, el primer acercamiento al teletrabajo haya sido tratar de recrear las dinámicas y procesos del trabajo presencial. Una especie de Frankenstein, donde se trata de insertar la lógica de los procesos analógicos en uno que debiera ser digital.
Salvo honrosas excepciones, las recomendaciones se han centrado en lo formal: mantener el mismo horario que en la oficina; despertar a la misma hora; acondicionar un lugar fijo dentro de la casa que aparente de la mejor forma un espacio convencional de trabajo; impedir cualquier ruido o distracción menor cuando se está en conferencia, como el ladrido de un perro o el paso de una niña; estar en contacto constante con el equipo de trabajo.
La falta de preparación previa para adoptar el teletrabajo, aunada a ese enfoque formalista, tenía que generar fricciones y, naturalmente, comenzamos a escuchar quejas: “estoy trabajando más que antes”, “tengo que estar disponible a todas horas”, “tengo el día lleno de reuniones”. Incluso llegué a oír que alguien no podía atender una reunión remota, que en tiempos normales se habría dado en un desayuno o una comida fuera de la oficina, porque ahora con el teletrabajo tenía que estar disponible todo el tiempo por si la buscaban. Sic.
Lo que está sucediendo en estos casos, es que se ha abordado el trabajo remoto sin entender sus ventajas, sin aprovechar su flexibilidad e inyectándole las rigideces del trabajo presencial como el presentismo y formalismo. Forma sobre fondo.
Lo que propongo es concientizar sobre las formalidades que se han hecho no solo innecesarias, sino un verdadero lastre para la productividad del teletrabajo. Es posible eliminar muchas de ellas y centrarse en las adaptaciones de fondo que sí requiere el trabajo remoto para materializar todas sus ventajas.
Empecemos por reflexionar en que muchas de las reglas no escritas del trabajo presencial se deben a sus rigideces inherentes, que no siempre existen en el trabajo remoto, de forma que no hay razón para transferirlas a esta modalidad. Por ejemplo, los horarios estrictos propician que las integrantes de un equipo de trabajo coincidan y puedan intercambiar ideas, o bien surgieron para atender al público en un mismo espacio.
Pero el teletrabajo y el comercio electrónico hacen que las trabajadoras estén disponibles virtualmente todo el tiempo, por lo que el requisito de horarios comunes pierde su razón de ser, salvo para tareas específicas. Ahora bien, eso no quiere decir que las personas deban estar atentas a sus dispositivos electrónicos 24/7 para saltar y dejar lo que estaban haciendo ante cualquier demanda, sino que puede haber un intercambio virtual flexible donde no es imprescindible obtener respuestas o reacciones instantáneas y cada quien puede moverse a su propia conveniencia.
Un apunte: teletrabajo no es necesariamente trabajo en casa. Ahora lo es, por la emergencia de salud que atravesamos, que requiere nuestra reclusión. Pero el teletrabajo debe entenderse como trabajo a distancia. No es necesario un lugar fijo. Es una posibilidad adoptar siempre el mismo espacio, pero no es indispensable ni la mejor elección para todo estilo de trabajo.
Yo he hecho teletrabajo durante los últimos 16 años. En algunas etapas sólo de manera parcial, pero lo he practicado como profesional independiente, en la consultoría y como funcionaria pública con intensas demandas y responsabilidades. He trabajado en casa, en parques, en cafés, en el coche (sin manejar, evidentemente), en aeropuertos, trenes, incluso en la playa. Dentro de casa me he movido en distintos espacios. Para muchas personas como yo, esta flexibilidad permite salir de la rutina, encontrar entornos amables e inspiradores, que favorezcan la creatividad, además de poder aprovechar mejor el tiempo.
Sobre las interrupciones: en verdad que vale la pena compararlas con las de las oficinas. Parece que a las personas les preocupan mucho algunas en realidad intrascendentes como un ladrido o el paso de una niña en las teleconferencias. Pero en las oficinas se hacen más o menos naturales las irrupciones para entregar tarjetas a las jefas, ofrecer una bebida e inclusive bolear zapatos. Habría que relajarse y no darles más importancia de la que en realidad tienen.
¿La ropa? Habría que plantearse un esquema flexible que ya comenzaba a abrirse paso en ambientes profesionales más relajados como la publicidad o la tecnología, y que en los más conservadores al menos se asomaba en los viernes casuales. La experiencia de estas semanas nos deja ver que la mayor parte de las personas se siente más cómoda con ropa informal, sandalias, tenis, que a veces se trata de ocultar con una camisa seria en las videoconferencias. Sería saludable relajar nuestras exigencias respecto de la vestimenta.
Por otro lado, hay que considerar que el video genera mayor tensión en los asistentes, aunque por otro lado ofrece una sensación de cercanía que también es útil para tratar algunos temas laborales. Según la circunstancia, se podría tratar de usar intercaladamente las reuniones con video y con audio para no generar más cansancio del necesario entre las colaboradoras.
Ahora vamos a lo verdaderamente importante. Los cambios de fondo.
El teletrabajo ofrece muchas ventajas, que han sido confirmadas por la investigación académica durante los últimos diez años. Ahora lo estamos viendo como una estrategia para sortear la crisis, pero en realidad debería ser un cambio permanente por su capacidad para incrementar la productividad de las organizaciones, abrir oportunidades laborales a personas con distintas capacidades y estilos de vida, incrementar la motivación y satisfacción de las trabajadoras.
Para lograrlo, hay que abordar con seriedad la administración por objetivos. Las organizaciones deben cambiar sus estilos de trabajo para planear, determinar objetivos, dar instrucciones claras a sus equipos sobre lo que se espera de ellos: fechas, tareas, responsables, flujo de trabajo.
Dentro de esa planeación hay que considerar sistemas de comunicación y seguimiento eficientes, evitando las llamadas y reuniones a todas horas, creando grupos de comunicación donde consten los acuerdos por escrito, de forma que todos los integrantes cuenten con la misma información. Poner los objetivos, tareas y responsables por escrito es un ejercicio muy constructivo que da claridad y estructura a las ideas y ofrece una base para dar seguimiento a las dudas, respuestas y acuerdos dentro de los grupos de trabajo.
Además de una cuidadosa planeación, el teletrabajo requiere delegar responsabilidades y tener confianza en las colaboradoras, lo que a su vez crea un círculo virtuoso donde las trabajadoras son valoradas por sus resultados y contribuciones y no por estar visibles y presentes todo el tiempo.
Cambiar las dinámicas de trabajo de esta manera ayudaría a eliminar ese lastre de los ambientes de trabajo convencionales que llamamos “presentismo” y que consume la energía de las personas, en vez de liberarlas para un trabajo responsable, productivo y satisfactorio.
Hay otros factores que precisan una atención cuidadosa de las organizaciones y que, hasta ahora, no están presentes en una gran parte de las recomendaciones para adoptar el teletrabajo, quizá por una equivocada percepción de que estamos pasando por un trance que pronto terminará para regresar a nuestra “normalidad”.
Uno muy importante es la seguridad de las redes y las comunicaciones. Los sistemas de seguridad de las empresas e instituciones no fueron diseñados para el teletrabajo. Al contrario, muchas medidas de seguridad están diseñadas para el trabajo presencial, como por ejemplo el acceso a bases de datos y carpetas restringidas condicionado a que el usuario se encuentre en las instalaciones de su organización.
Además, la seguridad de las redes se ha dejado casi por completo a los especialistas de estos temas sin involucrar a las trabajadoras usuarias. Habrá que generar programas de capacitación más intensos sobre las medidas de seguridad que cada persona debe tomar para enviar, compartir, usar y archivar documentos electrónicos; para acceder a bases de datos y fuentes de información remotas; para usar correos personales e institucionales o mensajería instantánea; en el uso de comunicaciones de voz a través del teléfono tradicional o por aplicaciones y en las plataformas para videoconferencias; para el almacenaje en la nube.
Desde el punto de vista de las instituciones, también se debe asegurar que el teletrabajo no implique una carga financiera sobre las colaboradoras, asegurando que tengan cubiertos los gastos de electricidad e internet que implica el trabajo remoto, además del acceso a los dispositivos electrónicos necesarios.
En fin, el teletrabajo es parte de la transformación digital que tanto nos urge y que estamos adoptando inesperadamente, lo que implica una verdadera transformación de fondo. No se trata de llevar la organización analógica/tradicional a lo digital/flexible, sino de replantear las formas de trabajar. Este cambio, si lo hacemos bien, será además un ingrediente valioso no sólo para pasar la crisis sino para construir la recuperación.