Seguimos en contingencia, y agárrense que parece ser que esto va para algo más largo de lo que pensábamos. Después de (oficialmente) 2 semanas de cuarentena (porque algunos llevamos ya un mes), ya se apagaron fuegos y se resolvieron las emergencias que se podían. Es tiempo de voltear a ver a nuestros equipos y de adaptarnos a las necesidades del negocio virtual si queremos sobrevivir.
El tener un equipo de trabajo no es sencillo, hay conflictos, dobles agendas, personalidades muy distintas, al igual que las responsabilidades. Si a eso le sumamos que ahora se trata de gestionar un equipo a distancia, se vuelve un poco más complicado, pero no tiene por qué volverse una tarea imposible.
Si bien el tener equipos virtuales tiene ventajas, como aumentar la productividad en un 43%, también tiene varias desventajas o retos, sobre todo en equipos que no están acostumbrados a trabajar a distancia. Algunos retos que podremos observar en estos casos son: se puede incrementar un 82% la dificultad para llegar a los objetivos, la satisfacción personal y profesional pueden disminuir hasta en un 80%, y es muy difícil construir relaciones de confianza y compañerismo que permitan cohesionar un equipo.
Que no cunda el pánico, no todo está perdido y no veremos el mundo arder. Tenemos que tomar en cuenta algunos simples pasos para poder gestionar lo mejor posible un equipo de novatos en esto de trabajar a distancia, siendo nosotros uno de los novatos también:
1. Equipo
Hay que perfilar e identificar tanto el tipo de trabajo que desempeña cada miembro, como en la personalidad de cada uno. Hay que preguntarnos si todas las funciones pueden hacerse desde casa, cuáles no y por qué. Si el trabajo desde casa no se ha intentado antes, cuáles son los básicos que necesitamos.
Y con respecto a la personalidad del equipo, hay que identificar claramente los talentos de cada quién y su nivel de adaptabilidad al trabajo desde casa. Saber si son un jugador en equipo, o si son un lobo solitario, en cuyo caso, tal vez requiera de un poco más de seguimiento para asegurarnos de que está cómodo y no se nos está desmotivando.
Preferentemente, hay que tratar que nuestros equipos tengan un máximo de 10 integrantes, y si hay más, hay que segmentarlos para no perder la personalización con cada miembro y arriesgarnos a dejar de lado a alguno de ellos.
2. Motivación
Es un hecho que el aislamiento genera depresión y bajo rendimiento. El cómo se expresen estas reacciones, ya dependerá de cada quién. Pero como líderes, se debe velar por la salud integral de nuestros equipos, más en estos tiempos donde no podemos platicar en la cocina mientras preparamos café.
Un liderazgo integral incluye la salud emocional, física, intelectual e incluso social de todos los miembros del equipo, sobre todo para poder compensar y dar contención a la necesidad de conexión personal con los demás. Y debemos empezar por nosotros mismos, si no estamos bien, no podremos ofrecer ese mismo bienestar al equipo.
No debemos caer en el error del micromanagement por el tema de no tener a nuestros colaboradores cerca. Desde que inicia la operación virtual, hay que respetar las funciones de cada uno, y respetar también los tramos de control. No por estar más al pendiente dejemos de confiar y de delegar tareas, pues esto ayuda a desarrollar la autonomía y autogestión de nuestros equipos para levantar la motivación. Y tampoco hay que centrarnos sólo en el trabajo, no nos olvidemos de socializar, preguntar por los niños, el perro, el perico, las pelis y lo que nos hace ser nosotros en un equipo.
3. Tecnología
Si bien algunos equipos tengan más experiencia en manejarse a distancia y trabajar desde casa, nos estamos dando cuenta de que hay muchos que no… entonces acuérdense de la frase: “menos es más”. Mientras menos complicados sean los programas que se utilicen, mejor experiencia tendrá todo el equipo. Además de capacitar con lo básico a los colaboradores que más se les dificulte el tema de la tecnología. Es una pequeña inversión de tiempo para asegurar una conectividad digital sin frustraciones.
4. Comunicación
Cuando tenemos a alguien frente a nosotros, podemos ver cómo se truena las manos cuando está nervioso, cómo frunce el seño cuando tiene dudas o algo no le parece, cuando hace pucheros cuando se está poniendo de malas, cuándo está teniendo un mal día por lo callado… Pero al no verlos, se vuelve todo más difícil, y aumenta nuestra responsabilidad por no dejar pasar esos pequeños detalles.
No por trabajar ahora desde casa, debemos de olvidarnos de humanizar la comunicación y basarnos solamente en llamadas o mensajes. Hay que hacer un mayor uso de las videollamadas, y si no se puede, mínimo tener una foto del equipo cuando hablemos con ellos (sí funciona). Y hay que tener en cuenta que si vamos a dar una mala noticia, buena noticia, o alguna estrategia, no está de más tocar base antes y después con los involucrados de manera individual para no dejarlos en el limbo, para estar al pendientes y para ayudarlos.
Por nuestra parte como líderes, debemos de adelantarnos a la comunicación y hoy menos que nunca, dar cosas por hecho. Debemos ser claros, concisos y empáticos.
Será cuestión de prueba y error, hasta encontrar el equilibrio y lo que mejor funcione para nuestro equipo, la relación que llevemos con ellos y los resultados que debamos mostrar