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Salvando al Godín del cuento de nunca acabar

El concepto de “Time Management”. | Aniela Cordero

Por
Escrito en OPINIÓN el

Semana a semana, hacemos nuestra lista de pendientes, priorizamos y tratamos de sacar el trabajo lo mejor posible, sin embargo, siempre hay algo que se nos va de las manos, y nos quedamos con la sensación de que la semana no nos alcanza para todo lo que tenemos que hacer y tratamos de eficientar y gestionar nuestro tiempo de manera que podamos exprimirle hasta la última gota a nuestros días.

Pero, ¿qué nos está costando esta estrategia? Estrés. MUCHO estrés. ¿Por qué? Simple, porque entre mejor gestionamos el tiempo y entre más eficientes somos, metemos más reuniones, actividades y pendientes en nuestro día. Un experimento en tiempo real durante el último año y medio ha sido la pandemia y el trabajar desde casa (los afortunados que podemos hacerlo).

Antes de que todos trabajáramos desde la comodidad de nuestro hogar, pensábamos en las ventajas como no perder tiempo en el desplazamiento, ahorrar en transporte y comidas fuera de casa y mayor productividad. Y sí, nos hemos ahorrado bastantes cosas. Pero también hemos sacrificado algo valiosísimo: nuestro tiempo.

Diversos estudios y encuestas encontraron que los Godínez ahora trabajamos con una jornada laboral más extensa, sobre todo por las noches. Nos cuesta más trabajo desconectarnos y parar nuestros pendientes, para tomarnos tiempo libre, con la familia, con nuestros hobbies, o simplemente para descansar.

La paradoja del famosísimo “time management” es que nos promete trabajar cómodamente cuanto más eficientes seamos, porque tendremos más tiempo. Pero entre más tiempo tenemos, más tareas metemos en esos horarios y así hasta nunca acabar. Es como si caváramos un hoyo en la arena, entre más cavamos, más agua le cabe, y entre más agua le cabe, más grande se va haciendo el hoyo.

Ahora bien, no quiere decir que no gestionemos nuestros tiempos ni nuestras agendas, porque sí llegamos a ser más productivos, pero también necesitamos de estrategias que nos ayuden a minimizar el volumen de tareas que tenemos si queremos evitar el burnout.

¿Qué podemos hacer para acabar con el cuento?

Tres cosas: Reducir el volumen de tareas que tenemos; Sustituir decisiones por principios, y usar la estructura y no nuestra energía para minimizar las distracciones.

Para poder reducir el volumen debemos pensar más en términos de prioridades y de cuánto tiempo y energía nos va a costar cada tarea o actividad. ¿Tenemos tiempo para ayudarle a Lupita con el reporte? No. Entonces no le digamos que sí le podemos ayudar. ¿Nuestro jefe nos pide una nueva presentación? No nos podemos negar tajantemente, pero sí le podemos decir que nos ayude a priorizar las entregas, ¿qué sacrificamos para entregar la nueva presentación antes de tiempo? Y para tener mayor visibilidad de nuestro volumen, no basta con calendarizar las reuniones y trabajos en equipos, si no nuestras propias tareas personales, y el trabajo que realizamos de manera individual.

¿Cómo se sustituyen decisiones por principios? Empezando por entender lo que es la sobrecarga cognitiva. Sobre todo a raíz de este último año (entiéndase pandemia), las decisiones que tomamos no solamente tienen consecuencias inmediatas para nosotros, si no que pueden representar un importante daño colateral para los demás. ¿Qué pasa si mando a mis hijos a la escuela? ¿Puedo estar seguro de no contagiarme si regreso a la oficina?

Con todo esto, cada vez que tenemos que tomar una decisión importante, nuestras demandas del trabajo mental que necesitamos hacer, sobrepasan nuestras capacidades de energía y respuesta. Lo que aumenta nuestro margen de error y nos hace sentir más abrumados.

Y con esto, ¿dónde quedan los principios? Gracias a principios determinantes. Por ejemplo: “No responderé correos después de las 7 pm”, en lugar de pensar o decir “Solo responderé los correos más urgentes después de las 7 pm”. Otro ejemplo puede ser: “No agendaré reuniones de más de dos horas los viernes”. Y así sucesivamente. Claro, habrá excepciones extraordinarias, pero el punto es hacer lo posible.

Por último, usar la estructura para minimizar las distracciones. Que si el chismecito, que si el nuevo tiktok, que si el envivo de Instagram, todas contribuyen a distraernos, y después sentirnos más abrumados por no terminar nuestros pendientes. La fuerza de voluntad no es suficiente para acabar con estas distracciones, necesitamos mayor estructura. Desde apagar el internet 30 minutos para terminar los reportes pendientes, hasta seguir el método pomodoro (25 minutos de trabajo, por 5 de descanso, 4 veces, y luego, descanso de 15-20 minutos), o programar reuniones durante el día de media hora para el equipo en donde pueden preguntar lo que sea, para ahorrarse el “¿tienes 5 minutos?” que al final se vuelven 40.

Con todo esto, lo que les quiero decir es que la gestión del tiempo no tiene que ser un martirio, ni ciencia nuclear. La magia está en simplificar y utilizar las herramientas a nuestra disposición.

Entonces, vamos a reducir volumen, tener nuevos principios y usar estructuras.

¡Hasta el siguiente sábado!