Opinión

Salvando al Godín de lejitos y a través de la computadora

O los riesgos y retos de la digitalización para las empresas. | Aniela Cordero

  • 11/04/2020
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El día llegó en el que por causas de fuerza mayor las empresas se han visto obligadas, en su mayoría, a implementar el tan amado para algunos y odiado para otros: home office. Se acabaron las pruebas de una vez a la semana por departamento, se acabaron los prejuicios, se acabaron los mitos. Ahora sólo es prueba, error, y otra vez.

Con el home office obligado por el tema de la pandemia, los siguientes meses (sí, dejen de hacerse patos, esto va a durar meses) serán un excelente experimento para ver si las nuevas tecnologías son suficientes y están tan al día como dicen para mantener la capacidad y dar servicio al masivo trabajo remoto que se dio de golpe. Ya sea a través de herramientas colaborativas y de gestión de proyectos como Monday, Asana, Google, y demás, así como con las herramientas de conectividad que están haciendo su agosto y que no han pasado ni 3 semanas y ya están siendo investigadas por el FBI (cof cof Zoom cof cof).

Pero también van a ser la prueba de fuego para las empresas mismas, sus procesos, cultura organizacional, flexibilidad y adaptabilidad al cambio y a nuevas necesidades del negocio y mercado. Porque hace un mes, muchas empresas se jactaban de estar listas para implementar home office en sus procesos, de tener la tecnología e infraestructura, y de poder mantener el nivel de productividad. Y ahora están en el examen final.

Muchas se están adaptando rápidamente, otras no tanto. Y es que el pasar de un día para otro a la modalidad de trabajo remoto para el 70% o 100% de personal corporativo y de oficinas no es tarea fácil, y más en estos tiempos de contingencia, pues hay que tener en cuenta no nada más el monitoreo, KPIs, metas y productividad de las diferentes áreas de la oficina, hay que tener en cuenta otros procesos como la nómina, las órdenes de compra, las inducciones, capacitaciones, cierres de mes, y demás procesos.

Hay que tener en cuenta la digitalización de contenidos, procesos y funciones, y adaptarlas a los contenidos virtuales con las herramientas que se tienen, además de estar en línea con un BCP (Business Continuity Plan) que asegure la disponibilidad de la operación en emergencias como estas, que no son de un sólo evento y la operación vuelve a realizarse en las instalaciones, sino que requieren de una adaptación para un largo periodo de tiempo.

Los puntos básicos para poder asegurar el principio de esta transformación digital lo mejor posible son:

1.       Tener una VPN (Virtual Private Network por sus siglas en inglés) para evitar robo de información, hackeos, y demás ataques cibernéticos.

2.      Identificar procesos críticos para el negocio, así como las operaciones y funciones.

3.      Identificar las dependencias internas y externas y sus posibles reemplazos.

4.      Identificar al personal mínimo requerido en sitio para asegurar la continuidad de la operación (y programar guardias correspondientes), y si eso no es necesario, entonces capacitar al personal para realizar funciones esenciales (que pueden o no estar dentro de su alcance de trabajo), e incluir la cadena de mando (con sus respectivos reemplazos en caso de que -tocamos madera- algo llegara a pasar).

5.      Asegurar que se cuenta con el equipo e infraestructura necesarios, ya sean equipos portátiles, permisos, licencias de programas, VPNs (ver punto 1), y herramientas colaborativas, de gestión y de comunicación virtual.

El resto del BCP también deberá cubrir puntos legales, financieros y de disponibilidad de activos para asegurar el flujo financiero de la compañía y mantener los niveles de liquidez mínimos necesarios.

Pero lo que nos ocupa en estos momentos es lo digital. Sí, estamos en una emergencia, pero eso significa también que los procesos no esenciales como capacitaciones, inducciones, y otros procesos de servicio al cliente deberán adaptarse y virtualizarse utilizando las herramientas que se tienen a la mano, y los que participan de esos procesos, deberán adaptarse a ellos y sacar lo mejor de esta emergencia. Porque ya no depende solamente de los que estamos en casa el ser más productivos y demostrar que podemos trabajar igual o mejor con el home office, ahora depende también de las empresas el adaptarse lo suficientemente rápido e ir aprendiendo sobre la marcha para que evolucione el cómo y el dónde trabajamos.

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