En el trayecto de la construcción de nuestro modelo de vida democrática, se ha encontrado en la promoción de la transparencia y el acceso a la información pública una piedra angular. Esto tiene una fuerte vinculación con la materia archivística, pues conocer los registros donde se da cuenta de las decisiones y acciones del poder público es un derecho inalienable en un régimen respetuoso de los valores adheridos a la búsqueda del bien común.
Bajo este contexto, es pertinente referir a la reforma constitucional en materia de transparencia del año 2014, en la cual, como parte del robustecimiento del derecho a saber, se estableció el deber de las instancias públicas de preservar y actualizar sus archivos administrativos; es decir, de organizar los registros producidos u obtenidos en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia del soporte en que se encuentren.
Más recientemente, se encuentra un avance significativo en la entrada en vigor de la Ley General de Archivos (LGA), que establece los principios y las bases para organizar, conservar, administrar y preservar de manera homogénea los archivos en posesión de los sujetos obligados. Sin duda la mejora normativa en el plano de la gestión documental apuntala derechos de las personas, como los de acceso a la información, a la memoria y a la verdad.
Dentro de la LGA se dispone la conformación del Sistema Nacional de Archivos, cuya instancia de coordinación es un Consejo (CONARCH), integrado por los titulares del Archivo General de la Nación, de la Secretaría de Gobernación, de la Función Pública, de la Auditoría Superior de la Federación y del Banco de México; además de un comisionado del Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública; un integrante de la Junta de Gobierno del Instituto Nacional de Estadística y Geografía; así como representantes del Senado, la Cámara de Diputados y el Poder Judicial de la Federación; y un enviado de los archivos privados y del Consejo Técnico y Científico Archivístico. Adicionalmente, como una expresión del federalismo intrínseco en la configuración del colegiado, el presidente de cada uno de los 32 consejos de las entidades federativas, que de esta forma constituyen el grupo mayoritario.
El CONARCH fue instalado el pasado 13 de septiembre, con lo que se dio inicio a la ruta hacia el cumplimiento de sus objetivos que, de manera general, tienen que ver con garantizar la adecuada regulación para la preservación de los archivos, mediante su organización y administración homogénea; además de divulgar y promover la importancia de ellos como fuente de información esencial.
Asimismo, la labor del CONARCH, como instancia estratégica para la regulación e implementación del contenido de la LGA, juega un importante papel en la buena marcha de la gestión pública, y por lo tanto se convierte en un elemento aliado de la lucha contra la corrupción, pues coadyuva a que las diversas instancias encargadas del tema cuenten con documentos organizados sobre los cuales revisar y evaluar los procedimientos y resultados del ejercicio de recursos públicos.
En la actuación de la Auditoría Superior de la Federación se encuentra un ejemplo de lo anterior, ya que la función de fiscalización no puede realizarse de manera adecuada si los registros de las entidades sujetas a revisión no se encuentran en orden y completos. Al respecto, la eficacia de la ASF tiene una base importante en la evidencia razonable y pertinente que proporcionan las entidades fiscalizadas, al constituir el basamento de dictámenes e informes, y es en los archivos de las instituciones donde generalmente es posible hallar dicha evidencia, es decir, en la documentación sobre la actuación de los servidores públicos, en los registros financieros y en los instrumentos legales que se generan, como convenios y contratos.
Es imprescindible que al esquema normativo de vanguardia en materia archivística se le sumen las condiciones materiales para el eficaz cumplimiento de sus objetivos, esto es, los recursos humanos, financieros y materiales suficientes para operativizar los distintos aspectos organizacionales, procedimentales y tecnológicos que se disponen. Esto cobra particular relevancia si se consideran las asimetrías que es posible encontrar entre las instituciones de los distintos estados en cuanto a los tópicos referidos.
El país se encuentra en un momento de definiciones presupuestales, tanto a nivel federal como estatal y municipal, por lo que es preciso que todos los actores involucrados en la disposición de recursos para el próximo ejercicio tengan plena conciencia de los requerimientos para dotar de contenido al marco dispuesto por la legislación en el ámbito archivístico.
De esta forma, se brindará el soporte necesario a los archivos como componentes esenciales de la institucionalidad del Estado, para que puedan dar servicio a la sociedad en instalaciones adecuadas, que permitan la preservación y gestión documental en condiciones óptimas, dando vigencia así a su papel de fieles repositorios de la memoria de la Nación.