La Declaración Universal de Archivos reconoce el valor de estos bienes y resalta que ellos custodian decisiones, actuaciones y memoria; conservan un patrimonio único e irremplazable transmisible entre generaciones; preservan el valor y significado de los documentos en ellos contenidos; garantizan certidumbre y transparencia en las actuaciones administrativas; y contribuyen a la constitución y salvaguarda de la memoria tanto individual como colectiva.
La esencia de estos planteamientos fue retomada por el Constituyente en la reforma de transparencia de 2014, enfatizando su importancia para el ejercicio del derecho de acceso a la información y el deber de las autoridades de conservar, clasificar, inventariar y difundir la memoria histórica acumulada; por lo cual mandató la expedición de una Ley General de Archivos para estandarizar las normas, criterios y procesos de organización y administración de las documentales en los tres niveles de gobierno, así como determinar las bases para la integración y funcionamiento del Sistema Nacional en la materia.
En atención a lo anterior, el 17 de noviembre se presentó en el Senado de la República la respectiva iniciativa, cuya discusión inició el 28 del mismo mes, a través de Audiencias Públicas con expertos provenientes de distintos sectores de la sociedad. En el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales hemos seguido con atención el proceso legislativo e, incluso, fueron enviadas a los legisladores algunas consideraciones sobre el contenido de la propuesta presentada. En este espacio se hará referencia a tres puntos específicos que son de particular trascendencia.
La materia archivística debe ser encabezada por el AGN
Desde un enfoque que privilegia la especialización, se considera que el Archivo General de la Nación (AGN), debe ser quien encabece las tareas del Estado mexicano en la materia, pues esa labor requiere basarse en criterios eminentemente técnicos y objetivos, a efecto de trascender concepciones que interpretan a los archivos como un patrimonio del gobierno en turno, para asumir que el acervo documental es parte de la riqueza de la nación y que la sociedad debe tener acceso a él sin restricción alguna; esto además es armónico con la propuesta de dotar de integralidad a la gestión documental a partir de un Sistema Nacional de Archivos, que en ese carácter, evite la heterogeneidad y fragmentación en este ámbito.
Tal esfuerzo de interacción hace exigible la creación de directrices surgidas del AGN, orientadas a la estandarización de políticas y procedimientos que faciliten la documentación de los actos de autoridad, así como el ejercicio del derecho de acceso a la información, la transparencia y la protección de los datos personales contenidos en los archivos.
Fortalecimiento del Archivo General de la Nación
La iniciativa propone al Archivo General de la Nación como un organismo descentralizado, pero subordinado a la autoridad de la Secretaría de Gobernación. Al respecto, se estima que, en sentido diverso, para garantizar la eficaz operación y preservación del patrimonio documental nacional, es imperativo transformar al AGN en un organismo descentralizado no sectorizado, con independencia orgánica como condición necesaria para el establecimiento de la Política Nacional en la materia, en las condiciones referidas en el punto anterior, bajo un esquema armónico con la necesidad de homologar los aspectos técnicos y de fungir como órgano consultivo para todos los poderes públicos, evitando que su ámbito de competencia quede restringido únicamente a las dependencias del Ejecutivo Federal. Este diseño apuntalaría la autonomía técnica y de gestión incluida en la iniciativa.
Libre acceso a los archivos históricos
La propuesta es consistente con la actual Ley Federal en la materia, al establecer que los archivos históricos no serán clasificados como reservados o confidenciales, lo cual es positivo. No obstante lo anterior, es necesario detallar los procedimientos a seguir para acceder a estas fuentes de información, pues la iniciativa únicamente alude a facilitar el acceso al documento original o a su reproducción íntegra y fiel. Por ello, se advierte la necesidad de trazar en la norma general los mecanismos y bases para el acceso a los referidos documentos en un marco de plena certeza, considerando que, eventualmente, pueden servir para reivindicaciones de particular relevancia, por ejemplo, cuando su contenido se relaciona con el derecho a la verdad, prerrogativa reconocida a las víctimas de violaciones graves a sus libertades fundamentales y a la sociedad en su conjunto.
En ese sentido, un adecuado resguardo y gestión de la memoria documental garantiza la disponibilidad oportuna de información sobre los sucesos históricos que perfilan a las sociedades, aspecto reconocido en la Declaración Universal de Archivos, en la que se refiere al valor que tienen ellos para que las sociedades conozcan su pasado, lo que hace al Estado responsable de su preservación, así como de facilitar su acceso con reglas claras y transparentes.
Los archivos juegan un papel fundamental en el desarrollo democrático de cualquier nación; por ello, es necesario contar con marcos regulatorios donde se incluyan los elementos técnicos más avanzados en la materia. Ante la discusión sobre la Ley que regirá la materia archivística, emerge la posibilidad de cimentar un escenario en que las personas puedan conocer y apropiarse del patrimonio documental nacional, para usarlo en la reivindicación de la ciudadanía y el ejercicio de derechos, por eso, los actores públicos y privados estamos obligados a actuar para aprovechar al máximo esta circunstancia, en favor de la sociedad.