En los archivos se resguarda, preserva y garantiza nuestra memoria social. Los flujos de información que los alimentan contienen datos que hacen posible saber de dónde provenimos como comunidad e, incluso, sirven en la definición del rumbo colectivo a partir del registro de la experiencia en la gestión de los asuntos, particularmente los públicos. Así, la existencia ordenada de los documentos generados en el transcurso de la gestión de las instituciones, a partir del ejercicio de sus atribuciones, se convierte en una fuente privilegiada de información para todas las personas.
En el plano global, desde 1948 se instaló el Consejo Internacional de Archivos (ICA), como una organización internacional, neutral, no gubernamental, que trabaja con la UNESCO, con el objeto de promover la gestión documental para respaldar los procesos democráticos y el buen gobierno. El ICA estableció en 2007 al 9 de junio como el “Día Internacional de los Archivos”, en aras de reconocer el valor de los acervos documentales al servicio de la investigación, la cultura, la memoria y la transparencia.
En una arista relevante de los archivos, es posible mencionar su papel central en las sociedades que han enfrentado vulneraciones generalizadas a las libertades fundamentales de las personas, pues a la hora de deslindar responsabilidades y de garantizar el derecho a la verdad a víctimas directas e indirectas, es indispensable utilizar los documentos en los que se registran las órdenes de las autoridades, el manejo de los conflictos sociales y la cadena de mando en la toma de decisiones, entre otros aspectos. De tal forma, a través de los archivos, es posible conocer las circunstancias económicas, sociales, institucionales y políticas prevalecientes en escenarios de violaciones graves a los derechos humanos.
También en lo cotidiano, la adecuada gestión documental es indispensable para satisfacer necesidades y derechos de las personas. Esto se advierte al referir a cuestiones de salud, que requieren de la integración de expedientes médicos; de educación, con registros y validaciones sobre la trayectoria académica de las personas; seguridad social, con la documentación generada sobre pagos, pensiones y jubilaciones; por mencionar algunos ejemplos.
En México, existe una riqueza documental que tiene raíces desde el periodo colonial y, aun así, la infraestructura física y normativa no ha sido la adecuada. A pesar de su importancia, debe decirse que el tema archivístico, hasta hace unos cuantos años, no era considerado una prioridad, particularmente en lo que toca a los documentos de la administración pública. Es hasta años recientes que los esfuerzos por la democratización de nuestro país se acompañaron, en el contexto de la alternancia política, de iniciativas orientadas a transparentar el quehacer de gobierno, lo que derivó en la identificación de la gestión documental como una actividad clave en ello.
Así, desde la reivindicación del acceso a la información y la apertura gubernamental, se ha avanzado también en la mejora del andamiaje institucional y normativo en materia archivística, como aspecto imprescindible para garantizar que las personas puedan conocer los entresijos de la administración pública y se actualice la rendición de cuentas del Estado ante la sociedad.
Así, se ha avanzado en la instauración de un marco de actuación basado en una Ley General de Archivos, que impulsa la homogeneidad en la gestión documental a nivel nacional, así como la articulación armónica con disposiciones del ámbito de la transparencia que establecen la obligación de las autoridades de documentar su actuación, de organizar y conservar los archivos que se generen, al igual que publicar un cúmulo de información de forma oficiosa en formatos abiertos. Lo anterior crea las circunstancias propicias para que la sociedad acompañe e, incluso, vigile a las instituciones y les requiera explicaciones y justificaciones sobre sus acciones.
Indudablemente los archivos son centrales en la tutela de los derechos de las personas, por eso se deben atender los diversos retos en la materia, como lo es la necesidad de dotar de las herramientas a las distintas entidades públicas de los tres niveles de gobierno, que garanticen las condiciones para el adecuado resguardo de los acervos documentales, lo que implica tener los espacios idóneos, el entorno ambiental controlado, y suficiente personal capacitado.
Otro desafío se ubica en la amplia incidencia de las tecnologías y los medios de soporte digital para la información que se crea y utiliza cotidianamente en la administración pública. Los especialistas y, muy importante, los legisladores y quienes crean las políticas públicas en gestión documental, tienen que asegurar que la información sea debidamente preservada y que sea accesible en el futuro. Sirva la conmemoración del Día Internacional de los Archivos para fomentar la reflexión en la materia y la conciencia sobre su importancia.