DINERO

Formas de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo

Los trabajadores podemos mejorar las habilidades de administración del tiempo y dejar de cambiar entre tareas para mantener el enfoque

  • REDACCIÓN
  • 10/09/2020
  • 22:10 hrs
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Formas de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
Mejora tus horarios y tu tiempo para que la productividad mejore en tu trabajo (Imagen de Karolina Grabowska en Pixabay)

Investigadores de la Universidad de California en Irvine encontraron que el trabajador de oficina típico es interrumpido cada tres minutos y cinco segundos, lo que le toma hasta 23 minutos y 15 segundos para volver a sus labores.

Tales interrupciones consumen 28 mil millones de horas desperdiciadas al año, por ello David Karandish, fundador y director ejecutivo de Capacity, una empresa de inteligencia artificial empresarial, mencionó a The Fast Company cómo las personas pueden mejorar las habilidades de administración del tiempo y dejar de cambiar entre tareas para mantener el enfoque.

REVISAR EL CALENDARIO

Cuando no estés seguro de a dónde va tu tiempo, recomienda, busca una fuente de verdad: el calendario. Checa dónde pasas la mayor parte del día; si es en reuniones, un primer paso sólido para dedicar más tiempo a la productividad es evaluar cada reunión y comprender si podría eliminarse o no.

Incluso las interrupciones más pequeñas se acumulan con el tiempo. En una entrevista con Catherine Webb, la directora de blogs de Hubstaff dijo que las reuniones innecesarias son una de las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo remoto.

Dado que muchas empresas comenzaron a trabajar desde casa por primera vez debido a la pandemia de la covid-19, muchos jefes están utilizando reuniones de registro diarias para mantenerse informados, incluso, algunos equipos tienen dos o tres reuniones todos los días.

Una reunión de control consume una hora o más que podría haberse utilizado para un trabajo productivo, y la interrupción dificulta que el equipo se concentre en sus principales prioridades. Dos registros todos los días suman fácilmente hasta 10 horas a la semana, lo que representa un enorme 25% del tiempo potencialmente productivo del equipo.  

DEJA DE CAMBIAR ENTRE TAREAS

De acuerdo con psicólogos, hay un estado en el que, en las condiciones adecuadas, te sumerges por completo en todo lo que estás haciendo. SI bien es un estado ideal para tareas difíciles de completar, es difícil lograrlo de manera constante.

Tres prácticas pueden ayudar: silenciar los estímulos internos (distraerse con pensamientos); bloqueo de estímulos externos (ruido, niños, mensajes de texto, llamadas telefónicas); usar procesos mentales, es decir, entrenar al cerebro en las tareas necesarias para que esas tareas se conviertan en parte de su memoria muscular.

Por ejemplo, en lugar de escribir "Llamar a X", incluya detalles y escriba "Llamar a X al 555-5555 para checar sobre X asunto".

A medida que trabajas para alcanzar un estado de fluidez, es útil apartar el tiempo de las distracciones externas para calmar los estímulos internos y concentrarte en esas tareas difíciles.

SÉ RESPONSABLE

Cuando trabajas en una oficina, rodeado de compañeros de trabajo, el entorno en sí genera responsabilidad. La gente se dará cuenta si no estás haciendo exactamente tu trabajo. Pero trabajar desde casa es otra historia.

Si bien un entorno flexible puede llevar a una mayor creatividad para algunos, también puede generar distracciones y atascarse en tareas no relacionadas con el trabajo para otros.

Si tienes dificultades con la transición al trabajo en casa, puedes establecerte un horario de todas tus actividades o, si vives con otras personas, puedes pedirles que te digan si notan que estás holgazaneando.

Expertos recomiendan a los líderes de la empresa a que confíen un poco más de flexibilidad a los miembros de su equipo a medida que todos descubran cómo ser más productivos y se responsabilicen mejor. Idealmente, esto generará a los integrantes del equipo ser más productivos, leales y felices y un mejor resultado comercial.