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Consejos para hacer las reuniones virtuales menos aburridas

Deja de presentar y comienza un diálogo, estos son los consejos para hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas

  • REDACCIÓN
  • 18/08/2020
  • 20:59 hrs
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Consejos para hacer las reuniones virtuales menos aburridas
Hablar menos e interactúar más será clave en tus reuniones de trabajo. (Imagen de Armin Schreijäg en Pixabay)

Todo indica que las presentaciones remotas no van a desaparecer y serán parte de la "nueva realidad" que nos deja la pandemia.

Así que Zoom, Skype, WebEx y otras tantas aplicaciones seguirán siendo usadas por líderes empresariales y sus empleados, quienes deben aprender a vivir en un entorno virtual que se asemeje a las interacciones en persona.

Uno de los errores más grandes que cometen los presentadores es hablar demasiado y no involucrar a la audiencia, de acuerdo con Valerie Di Maria, directora de  The10company, una agencia de comunicaciones estratégicas propiedad de mujeres.

Ya sea que hable con uno o con decenas, planificar la interacción ayudará a conectarse mejor con la audiencia y permitirá saber lo que realmente piensan los espectadores, lo que es crucial para una comunicación efectiva que lleve a la acción.

Estas son las mejores prácticas que recomienda Di Maria para captar la atención de la audiencia, alimentar y no aburrir durante las reuniones virtuales.

NO GUARDES PREGUNTAS PARA EL FINAL

No es una conferencia en un auditorio, recuerda que estás con tu equipo por lo que anima a los participantes a plantear preguntas durante la sesión. El objetivo es replicar la verdadera comunicación bidireccional y no disparar discurso durante períodos prolongados. Ponte en el lugar de tu audiencia y piensa cómo te gustaría participar.

Puedes pedir que te manden antes preguntas, ejemplos o temas relevantes para tu sesión antes de finalizar los comentarios. Ayudará a crear un mensaje y podrá integrar cualquier pregunta específica que reciba a lo largo de su charla.

APROVECHA LOS SONDEOS Y PREGUNTAS DEL CHAT

Inserta algunas preguntas de opción múltiple en tu presentación. Esto permitirá que todos los integrantes de la audiencia proporcionen sus puntos de vista en tiempo real. Asegúrate de configurar las preguntas de manera adecuada y esté preparado para integrar las respuestas en la discusión.

Proporciona instrucciones explícitas sobre la dinámica al comienzo de la reunión para fomentar la participación. Es posible que todos no estén tan familiarizados con la plataforma específica que está utilizando. Pídele a un colega que controle las consultas entrantes y que te las comunique para ayudar a navegar la discusión.

GESTIONA EL TIEMPO

Si tienes contemplada una reunión de 20 minutos, asegúrate de planificar casi la mitad de ese tiempo para preguntas y discusiones. La interacción es más importante.

Elimina la frase: ¿alguna pregunta? En su lugar, pregunta algo específico. Estimula ideas y conversaciones, como "¿qué ha estado escuchando de los clientes?" Pregunta cuáles son sus mayores preocupaciones o qué podemos hacer para brindar un mejor servicio. Solicita comentarios o historias relevantes y no limites el intercambio a preguntas. Si es un grupo pequeño, pídales que activen el sonido todo el tiempo para que el diálogo sea más fácil.

PIENSA EN LAS PREGUNTAS

La mayoría de los presentadores pasan horas haciendo diapositivas y poco se piensa en las preguntas que se pueden hacer. Invierte ese proceso. Anticipe todas las preguntas que puedan surgir, especialmente aquellas que espera que no surjan, y tenga las respuestas listas.

Prometa responder cualquier pregunta sin respuesta posterior a la reunión. Si no hay tiempo para responder a todas las personas o si el comentario de alguien requiere una respuesta más detallada, asegúrate de realizar un seguimiento individual en uno o dos días.  

Nunca lea un guión, esa es sin duda la forma más rápida de perder audiencia y sonar poco auténtico.  

CIERRA TU PRESENTACIÓN

No termines con dudas, cierra tu presentación con los dos o tres mensajes más importantes que deseas que la audiencia recuerde. Y en estos tiempos desafiantes de pandemia, quizás deja una cita o un pensamiento inspirador.

Las personas anhelan la interacción en vivo, ya que la mayoría continúa trabajando de forma remota. Con una planificación anticipada, esforzarse por hacer de una presentación virtual un diálogo mejorará sus relaciones y tendrá un mayor impacto. Y una ventaja adicional es que estas técnicas también servirán cuando volvamos a la "normalidad" y se reanuden las reuniones en persona. Recuerda, habla menos e interactúa más.